Transformasi Waktu Tunggu Rawat Jalan menggunakan Metode Lean Six Sigma di Poliklinik Penyakit Dalam

PDSA ini dibuat untuk melakukan uji coba dalam pencarian metode baru yang berdampak pada perbaikan waktu tunggu rawat jalan di poliklinik.

Salah satu transformasi yang dilakukan menggunakan metode Lean Six Sigma adalah melakukan pengaturan kuota pendaftaran yang dibagi dalam segmentasi waktu per jam, dengan mengurangi jumlah kuota diantara pukul 07.30-10.00 dan menambah jam pendaftaran pada poliklinik dengan jumlah kunjungan yang tinggi.

Langkah-langkah implementasi:

1. Melakukan rapat koordinasi dengan seluruh anggota Tmi PDSA
2. Menetapkan poliklinik uij coba transformasi waktu tunggu rawat jalan yakni: Poliklinik IPD Lt 2 (Gastroenterologi, Ginjal Hipertensi, Metabolik Endokrin, Psikosomatik, Infeksi Tropik, PID Umum), Poliklinik IPD tL 5 (Hepatologi, Respirologi, Alergi Imunologi, Reumatologi), Poliklinik Hematologi Onkologi Medik
3. Melakukan rapat koordinasi dengan KSM
4. Melakukan rapat koordinasi tentang strategi perubahan yang akan dilakukan bersama kepala ruangan dan ketua poliklinik IPD Lt ,2 IPD Lt 5 nda HOM
5. Mensosialisasikan ke pasien terkait perubahan alur masuk pasien: Drop off difable geriatri pindah dari pintu 1 ke pintu 2, pasien online dan onsite masuk dari pintu 3 , sebagai barrier pasien naik ke poliklinik
6. Melakukan revisi kuota pendaftaran online dengan mengurangi jumlah kuota
   diantara pukul 08.00-10.00, sebagal bentuk antisipasi terhadap belum lengkapnya jumlah dokter pemeriksa dipoliklinik dikarenakan peserta didik mash mengikuti kegiatan pendidikan serta penambahan amj pelayanan pada
   poliklinik yang jumlah kunjungannya tinggi
7. Perubahan mekanisme pencetakan SEP manual menjadi E-SEP
8. Menetapkan target capaian pada setiap subproses pelayanan: Waktu tunggu dari pendaftaran hingga mulai dilayani perawat: 20 menit, waktu tunggu dari mulai dilayani perawat hingga selesai dilayani perawat: 10 menit, waktu tunggu dari perawat hingga mula dilayani dokter: 30 menit
9. Melakukan uji coba dan evaluasi dampak perubahan pada Poliklinik PID tL 2 (Gastroenterologi, Ginjal Hipertensi, Metabolik Endokrin, Psikosomatik, Infeksi Tropik, IPD Umum), Poliklinik IPD tL 5 (Hepatologi, Respirologi, Alergi Imunologi, Reumatologi) dan Poliklinik Hematologi Onkologi Medik.

Hasil evaluasi selama Januari-Mei 2024 dapat disimpulkan bahwa terjadi progress perbaikan capaian pada setiap subproses layanan seperti:

• Menurunnya Waktu Tunggu dari Pendaftaran-pasien mulai dilayani perawat
• Menurunnya Waktu Tunggu dari pasien dilayani perawat hingga mulai dilayani dokter
• Menurunnya Waktu Tunggu pasien dari pendaftaran hingga mulai dilayani dokter
• Meningkatnya Persentase KPI Waktu Tunggu Rawat Jalan <60 menit dari sebelumnya 36% menjadi 58%